Постановление № 7 от 31.01.2014 «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из муниципального архива»
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
муниципального образования
«Ерцевское»
от 31.01 2014 г. № 7
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление архивных справок
и копий архивных документов из муниципального архива»
I.Общие положения.
1.1. Предмет регулирования административного регламента.
1. Настоящий административный регламент устанавливает порядок предоставления муниципальной услуги по «Предоставлению архивных справок и копий архивных документов из муниципального архива» (далее – муниципальная услуга) и стандарт предоставления муниципальной услуги, включая сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации муниципального образования «Ерцевское» (далее – администрация МО «Ерцевское») при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры администрации МО «Ерцевское»:
1) регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) подготовка запрашиваемой информации, либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;
3) выдача (направление) запрашиваемой информации, либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3. Блок- схема исполнения муниципальной услуги приведена в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.
4. Заявителями при предоставлении муниципальной услуги являются: физические и юридические лица.
5. Представители физических и юридических лиц.
1.2. Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
6. Информация о правилах предоставления муниципальной услуги может быть получена:
1). По телефону/факсу (8 818 58 ) 56-1-97;
2). По электронной почте admerts@mail.ru;
3). По почте путем обращения заявителя с письменным запросом о предоставлении
информации по адресу: 164000 Архангельская область, Коношский район, п. Ерцево,
ул.Гагарина д. 10;
4). При личном обращении заявителя в администрацию МО «Ерцевское».
5). На официальном сайте органа в информационно-телекоммуникационной
сети «Интернет» www.admerts.ru; www.konosha.ru.
6). На Архангельском региональном портале государственных и
муниципальных услуг и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
7. При информировании по телефону, по электронной почте, по почте (путем обращения заявителя с письменным запросом о предоставлении информации) и при личном обращении заявителя:
1) Сообщается следующая информация:
контактные данные администрации МО «Ерцевское» (почтовый адрес, адрес официального Интернет-сайта Администрации МО «Ерцевское», номер телефона для справок, электронный адрес ).
время приёма заявителей и выдача ответов заявителю: с понедельника по
четверг с 8.00 часов до 16.15 часов; в пятницу с 8.00 часов до 16.00 часов; Обед с 12.00 часов до 13.00 часов. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные дни рабочий день сокращается на один час.
сведения о должностных лицах, уполномоченных рассматривать жалобы
(претензии) заявителей на решения и действия (бездействие) администрации МО «Ерцевское», а также его должностных лиц.
2)Осуществляется консультирование по порядку предоставления
муниципальной услуги.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации об администрации МО «Ерцевское», в которую позвонил гражданин, должности, фамилии, имени и отчества принявшего телефонный звонок работника. Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности работника, принявшего телефонный звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому специалисту, либо позвонившему гражданину должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию, или указан иной способ получения информации о правилах предоставления муниципальной услуги.
Обращения заявителей по электронной почте и их письменные запросы рассматриваются в администрации МО «Ерцевское» в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02 мая 2006 гола № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Федеральным законом от 09 февраля 2009 года № 8- ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
8. На официальном сайте органа в информационно-телекоммуникационной сети Интернет размещается следующая информация:
-текст настоящего административного регламента;
-контактные данные администрации МО «Ерцевское», указанные в
пункте 7 настоящего административного регламента;
-график работы с заявителями;
-образцы заполнения заявителями бланков документов;
-порядок получения консультаций (справок) о предоставлении
муниципальной услуги;
-сведения о должностных лицах, уполномоченных рассматривать жалобы (претензии) заявителей на решения и действия (бездействие) органа, а также его должностных лиц (муниципальных служащих).
9. На Архангельском региональном портале государственных и муниципальных услуг размещаются:
информация, указанная в пункте 8 настоящего административного регламента:
информация, указанная в пункте 13 Положения о формировании и ведении Архангельского регионального реестра государственных и муниципальных услуг и Архангельского регионального портала государственных и муниципальных услуг, утвержденного постановлением Правительства Архангельской области от 28 декабря 2010 года № 408-пп.
10. В помещении администрации МО «Ерцевское» (на информационном стенде) размещается следующая информация:
1) контактные данные администрации МО «Ерцевское», указанные в
пункте 6 настоящего регламента;
2) график работы с заявителями, указанном в пункте 7 настоящего
регламента;
3) образцы и примеры заполнения запросов по исполнению
муниципальной услуги ;
4) сведения о должностных лицах администрации МО «Ерцевское».
II. Стандарт исполнения муниципальной услуги
11. Полное наименование муниципальной услуги: «Предоставление архивных справок и копий архивных документов из муниципального архива».
12. Муниципальная услуга исполняется администрацией МО «Ерцевское».
13. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральным Законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральным Законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Законом Архангельской области от 09.12.2005 года № 135-8-ОЗ
«Об Архивном деле в Архангельской области»;
Постановлением Правительства Архангельской области от 28 декабря 2010 года № 408 – пп «О создании государственных информационных систем, обеспечивающих предоставление государственных услуг Архангельской области гражданам и организациям в электронной форме»;
Федеральным Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Уставом МО «Ерцевское».
2.1. Перечень документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
14. Для исполнения муниципальной услуги заявитель предоставляет в администрацию МО «Ерцевское» следующие документы:
1) документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица
2) копию документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического или юридического лица
3) запрос о предоставлении муниципальной услуги в установленной форме (Приложение № 2, № 3) .
4) копию трудовой книжки (в случае запроса социально-правового характера)
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) .
2.2. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
15. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для исполнения муниципальной услуги, являются следующие:
1) лицо, подающее документы, не относится к числу заявителей
соответствии с пунктами 4-5 настоящего административного регламента;
2) заявитель предоставил неполный комплект документов в
соответствии с пунктом 14 настоящего административного регламента.
2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги
16. Сроки выполнения отдельных административных процедур и действий для исполнения муниципальной услуги:
1)регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной
услуги, либо выдача уведомления об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, до 2-х дней со дня поступления запроса заявителя.
17. Максимальный срок ожидания в очереди:
при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги до 30 минут.
18. Срок исполнения муниципальной услуги до 30 дней со дня поступления запроса заявителя. Срок может быть продлен дополнительно на 30 дней с обязательным уведомлением заявителя.
2.4. Основания для приостановления или отказа в
предоставлении муниципальной услуги
19. Основаниями для отказа в исполнении муниципальной услуги являются:
1) отсутствие документов в администрации МО «Ерцевское» по
запрашиваемой тематике;
2) в запросе от гражданина не указано: полные ФИО, полные
сведения об организации и запрашиваемом периоде для исполнения запроса,
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.
3)запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения,
угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их
семей;
4) от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения
запроса.
2.5. Плата, взимаемая с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги
20. Плата с заявителей по оказанию муниципальной услуги не взимается.
2.6. Результаты предоставления муниципальной услуги
21.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
1) архивная справка;
2) архивная выписка;
3) архивная копия документа;
4) ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;
5) письмо о предоставлении дополнительных сведений;
6) рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
7) письмо с мотивированным отказом в предоставлении информации.
2.7. Требования к местам предоставления муниципальной услуги
22. Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть оборудовано телефонами, компьютерами и оргтехникой,
позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. Оснащено стульями, столами для приема заявителей.
Ответственным за предоставление муниципальной услуги выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
2.8. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
23. Показателями доступности муниципальной услуги являются:
1) предоставление заявителем информации о правилах
предоставления муниципальной услуги в соответствии с подразделом 1.3
настоящего административного регламента;
2) обеспечение заявителям возможности обращения за
предоставлением муниципальной услуги через представителя;
3) установление сокращенных сроков предоставления
муниципальной услуги;
4) обеспечение заявителям возможности взаимодействия с
администрацией МО «Ерцевское» в электронной форме через Архангельский
региональный портал государственных и муниципальных услуг и Единый
портал государственных и муниципальных услуг (функций):
- размещение в Архангельском региональном портале государственных и муниципальных услуг и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) форм документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и обеспечение возможности их копирования и заполнения в электронной форме;
-обеспечение заявителям возможности направлять запросы о предоставлении муниципальной услуги (заявления с прилагаемыми к ним документами) в электронной форме;
-обеспечение заявителям возможности осуществлять с использованием Архангельского регионального портала государственных и муниципальных услуг и Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) мониторинг хода движения запроса;
-обеспечение заявителем возможности получения результатов предоставления муниципальной услуги в электронной форме на Архангельском региональном портале государственных и муниципальных услуг (функций);
5) безвозмездность предоставления муниципальной услуги.
24. Показателями качества исполнения запросов являются:
1)отсутствие случаев нарушения сроков при предоставлении
муниципальной услуги;
2) отсутствие случаев удовлетворения в судебном порядке заявлений
заявителей, оспаривающих действия (бездействие) администрации МО «Ерцевское» и решений органа.
III. Административные процедуры
3.1. Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
25. Поступившие в администрацию МО «Ерцевское» письменные запросы граждан регистрируются в течение 3 дней и передаются исполнителю.
Регистрация запроса гражданина является основанием для начала действий по предоставлению муниципальные услуги.
В целях регистрации запроса заявителя муниципальный служащий, ответственный за прием документов, в срок, указанный в подпункте 1 пункта 16 настоящего административного регламента, проверяет полноту и правильность оформления полученных документов и устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (пункт 15 настоящего административного регламента).
Поступившие в администрацию МО «Ерцевское» письменные запросы (заявления) регистрируются в течение трех дней с момента их поступления в журнале входящей корреспонденции и в компьютерной программе «Регистрация запросов». Поступивший в администрацию МО «Ерцевское» письменный запрос заявителя регистрируется специалистом, в чьи должностные обязанности входит данный вид работы.
При поступлении Интернет - обращения (запроса) он распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.2 Подготовка запрашиваемой информации, либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги
26. После регистрации поступившие запросы направляются специалисту администрации МО «Ерцевское», ответственному за делопроизводство муниципального архива, для рассмотрения и принятия решений по их исполнению.
Специалист администрации МО «Ерцевское» (далее – специалист) осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:
полноты и достоверности сведений о заявителе;
соответствия запрашиваемого документа цели, указанной в заявлении;
соответствия запроса составу архивных документов, хранящихся в
архиве.
По результатам рассмотрения документов и представленных заявителем сведений, специалист определяет наличие, либо отсутствие у заявителя права на получение запрашиваемой информации и принимает решение о начале административных процедур по исполнению поступившего запроса, приостановлении исполнения или отказе в его исполнении. После рассмотрения запрос с соответствующей резолюцией поступает для исполнения конкретному исполнителю.
27. Муниципальные служащие администрации МО «Ерцевское», на исполнение которым поступили запросы;
осуществляют анализ тематики поступивших запросов пользователей архивными документами;
определяют степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения (наименование темы, хронология событий);
с использованием существующих справочно-поисковых средств к архивным документам осуществляют адресный поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
по архивным документам, относящимся к предмету запроса, осуществляют подготовку проектов документов, являющихся результатом исполнения запросов, представляют их главе МО «Ерцевское» для рассмотрения и подписания.
В случае наличия оснований для отказа в приеме документов (п. 15 настоящего административного регламента) муниципальный служащий (специалист) администрации МО «Ерцевское», ответственный за прием документов, подготавливает уведомление об этом. В уведомлении указывается конкретное основание для отказа в приеме документов, предусмотренных подпунктами 1 и 2 п. 15 настоящего административного регламента.
Уведомление об отказе в приеме документов подписывается главой МО «Ерцевское» и направляется заявителю по почте, с направленными им документами.
28.Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации администрация МО «Ерцевское» письменно уведомляет об этом заявителей.
В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия из документа, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, письма о предоставлении дополнительных сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, письма с мотивированным отказом в предоставлении информации высылаются по почте простыми письмами.
Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
29. При отсутствии документов на хранении в администрации МО «Ерцевское» и по итогам анализа тематики поступивших запросов граждан в течение 3 дней со дня регистрации исполнитель муниципальной услуги направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
В случае, если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, администрация МО «Ерцевское» направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя. В адрес заявителя также направляется письмо о перенаправлении запроса.
3.4. Выдача результата предоставления муниципальной услуги заявителю
30. Информационные документы (архивная справка, архивная выписка, архивная копия из документа, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, письма о предоставлении дополнительных сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, письма с мотивированным отказом в предоставлении информации) с присвоенным исходящим номером и датой высылаются по почте простыми письмами.
IV. Контроль за исполнением административного регламента
31. Контроль за исполнением настоящего административного регламента осуществляется главой МО «Ерцевское», заместителем главы администрации МО «Ерцевское» в следующих формах:
текущее наблюдение за выполнением муниципальными служащими (специалистами) административных действий при исполнении запросов;
рассмотрение жалоб (претензий) на действие (бездействие) муниципальных служащих (специалистов), выполняющих административные действия при исполнении запросов граждан.
32. Обязанности муниципальных служащих (специалистов) по исполнению настоящего административного регламента, а также их персональная ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей закреплены в должностных инструкциях муниципальных служащих (специалистов).
33. Решения администрации МО «Ерцевское» могут быть оспорены в порядке, предусмотренном Федеральным законом № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
решений и действий (бездействия) администрации МО «Ерцевское», а также его должностных лиц (муниципальных служащих)
34. Заявитель может обратиться с жалобой в случае нарушения стандарта предоставления муниципальной услуги, нарушения установленного порядка предоставления муниципальной услуги, включая:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3)требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Архангельской области, муниципальными правовыми актами МО «Ерцевское» (в том числе настоящим административным регламентом) для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Архангельской области, муниципальными правовыми актами МО «Ерцевское» (в том числе настоящим административным регламентом) для предоставления муниципальной услуги;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Архангельской области, муниципальными правовыми актами МО «Ерцевское» (в том числе настоящим административным регламентом);
6) затребование у заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Архангельской области, муниципальными правовыми актами МО «Ерцевское» (в том числе настоящим административным регламентом);
7) отказ должностного лица администрации МО «Ерцевское» в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
35. Жалобы, указанные в пункте 34 настоящего административного регламента, подаются:
– главе МО «Ерцевское».
36. Жалобы, указанные в пункте 34 настоящего административного регламента:
подаются заявителем лично;
направляются почтовым отправлением;
направляются по электронной почте;
направляются через Архангельский региональный портал государственных и муниципальных услуг или Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
37. Жалоба заявителя должна содержать следующую информацию:
1) наименование органа местного самоуправления, фамилия и инициалы должностного лица, муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) администрации МО «Ерцевское», должностного лица, муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица, муниципального служащего администрации МО «Ерцевское». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
38. Поступившая жалоба заявителя является основанием для ее рассмотрения.
Рассмотрение жалоб осуществляется должностными лицами, указанными в пункте 31 настоящего административного регламента. Запрещается направлять жалобу должностному лицу, муниципальному служащему, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
39. При рассмотрении жалобы должностное лицо:
1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием заявителя, направившего жалобу, или его представителя;
2) запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
40. Срок рассмотрения жалобы не может превышать 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случаях, предусмотренных подпунктами 4 и 7 пункта 34 настоящего административного регламента, – 5 рабочих дней со дня регистрации жалобы.
Если жалоба содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, она направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию, которых входит решение поставленных в жалобе вопросов, с уведомлением заявителя, подавшего жалобу, о ее переадресации.
41. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо принимает одно из следующих решений:
1) об удовлетворении жалобы, в том числе отмене принятого решения, исправлении допущенных муниципальным служащим (специалистом) опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврате заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Архангельской области, муниципальными правовыми актами МО «Ерцевское» (в том числе настоящим административным регламентом), устранении нарушений иных прав заявителя;
2) об отказе в удовлетворении жалобы в случае признания жалобы необоснованной.
42. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы подписывается должностным лицом, рассмотревшим ее, и не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 40 настоящего административного регламента, направляется заявителю в письменной форме почтовым отправлением и по желанию заявителя в электронной форме.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, рассмотревшее жалобу, незамедлительно, но не позднее трех дней со дня принятия решения, указанного в пункте 40 настоящего административного регламента, направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры